Conheça o Manual Institucional de Viagens Nacionais e Internacionais
Neste documento você encontra as principais diretrizes e orientações, tais como solicitação e aquisição de passagens, hotéis, eventos, locações, refeições, adiantamento de valores e utilização de transporte para deslocamento.
Da política de viagens:
1. As solicitações de viagens devem ser requisitadas de segunda a sexta-feira, no horário comercial;
2. As solicitações de viagens, incluindo o necessário para sua realização, devem ser entregues à Área de Suprimentos/Viagens, com no mínimo 10 dias de antecedência;
3. As solicitações de viagens devem ser preenchidas e aprovadas no Formulário de Solicitação de Viagens, com a indicação de nome do passageiro, destino, data da viagem (ida e retorno), hospedagem, necessidade de adiantamento de valores, bagagem, transporte, motivo da viagem (justificativa) e demais campos à disposição.
O que deve ser observado para solicitações de viagens?
1. É imprescindível o preenchimento completo do Formulário, pois por meio deste que o gestor imediato avaliará e aprovará a solicitação, e a Área de Suprimentos/Viagens atenderá adequadamente aos solicitantes;
2. Reforçamos que o campo “justificativa” é de preenchimento obrigatório;
3. As solicitações de viagens competem exclusivamente ao solicitante (Colaboradores, Diretores Estatutários, Membros do Conselho de Administração, Associados e Terceiros), e a consecutiva aprovação pelo gestor imediato.
Quais as responsabilidades do Setor de Suprimentos/Viagens?
1. Proceder com a Emissão, Cancelamento ou Remarcação dos Serviços contratados para uma viagem;
2. A Área de Suprimentos/Viagens fará a reserva, e confirmará a opção após a validação do solicitante. Caso a validação do solicitante não ocorra no prazo de até 24 horas, a reserva estará automaticamente confirmada;
3. A Área de Suprimentos/Viagens somente estará autorizada a efetuar alterações nas viagens, nos casos de cancelamento ou remarcação, se autorizado pelo gestor imediato do solicitante.
Como proceder com o Reembolso de Despesas e Prestação de Contas?
1. Após o retorno da viagem, no prazo de até dois dias úteis, o colaborador deve prestar contas à Área Fiscal, lembrando que é fundamental a apresentação do comprovante de pagamento original, tais como notas fiscais, cupons fiscais e recibos. Os documentos apresentados devem estar em nome próprio do colaborador, ou sem identificação do usuário, e não devem apresentar emendas e/ou rasuras;
2. O Formulário Relatório de Despesas deverá ser preenchido com a indicação do Centro de Custo, relembramos que é imprescindível a aprovação do gestor imediato e do Diretor(a) Financeiro responsável pelo reembolso da despesa devidamente comprovada.
Quais são as despesas reembolsáveis? E não reembolsáveis?
Despesas reembolsáveis: verifique as indicações no Manual Institucional de Viagens Nacionais.
Despesas não reembolsáveis: bebidas alcoólicas, multa de trânsito, produtos de uso e higiene pessoal, lacre/embalagem protetora de bagagem, excesso de bagagem, ligações telefônicas/internet na conta do hotel, itens imobilizados, energético, jornais, revistas e livros, material de escritório.
Em caso de dúvidas, falem conosco pelo e-mail integridade@prosaude.org.br
